E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Fristen, Formate und der Weg zur Automatisierung

7. Juli 2026·5 Min. Lesezeit·STRUCTON Redaktion

Eine Buchhalterin prüft an ihrem Schreibtisch Rechnungen und rechnet mit einem Taschenrechner nach.

Die E-Rechnungspflicht betrifft jedes Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft. Wer sie nur abheftet, verschenkt den Teil, für den das Format gebaut wurde: Rechnungen, die sich ohne Abtippen verarbeiten lassen.

Was die E-Rechnungspflicht seit 2025 verlangt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt unabhängig von der Größe, auch für Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums bereits ein E-Mail-Postfach.

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen (EN 16931). Ein PDF, das nur ein Bild der Rechnung zeigt, ist keine E-Rechnung. Es gilt als „sonstige Rechnung“.

Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Ausgenommen sind unter anderem:

Rechnungen an Privatkunden (B2C).
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise.
Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Das Ausstellen durch Kleinunternehmer. Empfangen müssen auch sie.

Die E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Fristen für das Ausstellen

Für das Ausstellen gibt es Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG. Sie hängen vom Gesamtumsatz des Vorjahres ab.

Zeitraum	Wer	Was gilt
bis 31.12.2026	alle Unternehmen	Papier weiter möglich, PDF und andere Formate mit Zustimmung des Empfängers
Jahr 2027	Vorjahresumsatz über 800.000 €	E-Rechnung ist Pflicht
Jahr 2027	Vorjahresumsatz bis 800.000 €	Papier und PDF mit Zustimmung noch bis 31.12.2027
ab 01.01.2028	alle Unternehmen	E-Rechnung ist Pflicht

Für das Jahr 2027 zählt also Ihr Umsatz aus 2026. Wer darüber knapp an der Grenze liegt, sollte das früh mit der Steuerberatung klären. Eine weitere Sonderregel betrifft den elektronischen Datenaustausch (EDI): Bestehende EDI-Verfahren dürfen mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls bis Ende 2027 weiterlaufen.

In der Praxis heißt das: Viele Betriebe müssen ab dem 1. Januar 2027 strukturiert ausstellen. Die übrigen haben ein Jahr länger Zeit. Umstellen müssen am Ende alle.

XRechnung, ZUGFeRD und was nicht zählt

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:

XRechnung: ein reiner Datensatz in XML. Er ist für Menschen ohne Programm kaum lesbar, für Software dafür eindeutig. Die öffentliche Verwaltung verlangt ihn seit Jahren.
ZUGFeRD: ein PDF, in das die strukturierten Daten eingebettet sind. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Programme lesen die Daten. Ab Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen, allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Andere Formate sind zulässig, wenn Aussteller und Empfänger sie vereinbaren und sich die Pflichtangaben vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen. Für die meisten Betriebe ist das ein Sonderfall.

Prüfen Sie Ihre Rechnungssoftware deshalb auf zwei Fragen: Kann sie XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil erzeugen? Und kann sie eingehende E-Rechnungen lesen und anzeigen? Viele Programme können beides, oft nach einem Update oder gegen Aufpreis.

Empfangen, prüfen, aufbewahren

Das Postfach allein reicht für den Empfang, aber nicht für die Arbeit danach. Eine XRechnung muss jemand öffnen, prüfen und buchen können. Dafür brauchen Sie ein Programm, das den Datensatz lesbar macht.

Für die Aufbewahrung gilt: Mindestens der strukturierte Teil muss unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 genügt dafür die XML-Datei. PDF oder Ausdruck müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn sie weitere oder abweichende Angaben enthalten. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre.

Achten Sie beim Empfang auch auf den Inhalt. Eine E-Rechnung kann formal fehlerhaft sein, etwa wenn Pflichtangaben fehlen oder der Datensatz nicht zur Norm passt. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet hier zwischen Formatfehlern und inhaltlichen Fehlern. Eine automatische Prüfung beim Eingang zeigt solche Fälle früh, bevor die Rechnung in die Buchhaltung geht. Dann können Sie beim Lieferanten eine korrigierte Fassung anfordern.

Ein häufiger Fehler: Die XML-Datei wird in einen Ordner gelegt, die Beträge werden weiter von Hand in die Buchhaltung getippt. Formal ist die Pflicht erfüllt. Den eigentlichen Nutzen verschenken Sie so aber.

Vom Pflichtformat zur automatischen Verarbeitung

Eine E-Rechnung kommt als Datensatz an. Betrag, Steuersatz, Lieferant und Positionen sind maschinenlesbar. Niemand muss sie abtippen. Daraus ergibt sich ein Ablauf in drei Stufen:

Empfang und Prüfung: Eingehende E-Rechnungen werden automatisch aus dem Postfach geholt, formal geprüft und abgelegt.
Zuordnung: Die Daten fließen in Buchhaltung oder Dokumentenablage und werden der Bestellung oder dem Lieferanten zugeordnet. Rechnungen, die noch auf Papier oder als einfaches PDF kommen, werden ausgelesen und ebenfalls strukturiert.
Freigabe: Ein Mensch prüft und gibt frei, erst dann wird gebucht oder bezahlt. Diese Stufe bleibt auch dann, wenn alles zuverlässig läuft. Sie verhindert, dass ein Fehler unbemerkt durchgeht.

Auf der Ausgangsseite gilt dasselbe in umgekehrter Richtung. Angebot, Auftrag und Rechnung entstehen aus denselben Daten. Die Rechnung geht im richtigen Format hinaus, der Zahlungseingang wird abgeglichen.

Was das bringt, zeigt eine einfache Rechnung: Bei 100 Eingangsrechnungen im Monat und zehn Minuten Handarbeit pro Beleg sind es rund 17 Stunden im Monat. Ein Teil davon bleibt für Prüfung und Freigabe. Der Rest lässt sich einsparen.

Als typische Marktspannen, netto, liegen Projekte grob bei 2.500 bis 8.000 € für einen E-Rechnungs-Ausgang und bei 9.000 bis 25.000 € für einen durchgängigen Ablauf vom Angebot bis zum Zahlungseingang. Das sind Richtwerte, keine Angebote.

Ein Fahrplan für die nächsten Monate

Umsatz 2026 prüfen: Liegen Sie über 800.000 €, gilt die Pflicht zum Ausstellen ab dem 1. Januar 2027.
Software prüfen: Erzeugt Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil?
Empfang ordnen: Legen Sie eine feste Adresse für Rechnungen fest und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
Kunden informieren: Klären Sie, an welche Adresse Ihre Kunden E-Rechnungen erhalten möchten.
Ablauf festlegen: Wer prüft, wer gibt frei, wo wird aufbewahrt?
Mit der Steuerberatung abstimmen, vor allem bei Grenzfällen und besonderen Rechnungsarten.

Wer diesen Fahrplan nutzt, um die Belegverarbeitung einmal richtig aufzusetzen, bezahlt die Umstellung mit Stunden, die ohnehin verloren gehen. Wie wir Angebote und Rechnungen durchgängig verbinden, zeigen wir auf der Seite Angebote und Rechnungen automatisieren. Der Einstieg ist ein messbarer Pilot zum Festpreis von 2.490 € netto.

Häufige Fragen

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Für Leistungen an andere inländische Unternehmen gilt: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf bis zum 31. Dezember 2027 noch Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein PDF verwenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Grundlage ist § 27 Abs. 38 UStG.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein gewöhnliches PDF ist eine sonstige Rechnung. Anders ist es bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1: Hier stecken die strukturierten Daten im PDF. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen allerdings nicht. Die XRechnung ist ein reiner Datensatz ohne sichtbares PDF.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Vom Ausstellen sind Kleinunternehmer dagegen ausgenommen. Für den Empfang reicht nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Sie brauchen aber ein Programm, mit dem Sie eine XRechnung öffnen und lesen können, sonst bleibt der Datensatz unverständlich.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren und in welcher Form?

Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Nach den GoBD vom 14. Juli 2025 genügt die XML-Datei. Ein PDF oder Ausdruck ist nur zusätzlich aufzubewahren, wenn er weitere oder abweichende Angaben enthält.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht gilt nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnung besteht, und nur zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher sind ausgenommen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise. Wer gemischt an Firmen und Privatkunden verkauft, braucht die E-Rechnung also nur für den Teil des Geschäfts mit anderen Unternehmen.

Quellen: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln), Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung, BMF-Schreiben vom 14.07.2025 (GoBD, 2. Änderung), § 147 AO, XRechnung (KoSIT), ZUGFeRD (FeRD)

Redaktion: Dieser Beitrag wird vor der Veröffentlichung geprüft und freigegeben. Redaktionell verantwortlich ist Niklas Lorey (§ 18 Abs. 2 MStV, Anschrift im Impressum). Wo wir beim Entwurf KI-Werkzeuge einsetzen, ändert das nichts an dieser Verantwortung. Der Beitrag ist eine Einordnung nach bestem Wissen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.