Datenmigration ohne Datenverlust: in vier Stationen ins neue System

Warum Datenmigrationen aus dem Ruder laufen

Ein neues CRM, eine neue Warenwirtschaft, ein Wechsel der Buchhaltungssoftware: Irgendwann müssen die Daten aus dem alten System ins neue. Die Sorge dabei ist fast immer dieselbe. Geht etwas verloren?

Die Ursachen für Probleme sind meist vorhersehbar:

• Die Datenqualität wird überschätzt. Dubletten, leere Pflichtfelder und uneinheitliche Schreibweisen fallen im Alltag nicht auf. Beim Umzug schon.
• Sonderlogik wird unterschätzt. Über Jahre entstehen Felder mit eigener Bedeutung, Notizen mit Kürzeln, Kunden mit zwei Nummern. Niemand hat das aufgeschrieben.
• Es wird kopiert statt migriert. Daten werden einmal exportiert und importiert, ohne Probelauf und ohne Abgleich. Fehler zeigen sich erst Wochen später.

Für einen inhabergeführten Betrieb ist das mehr als ein Projektrisiko. Kundenhistorie, offene Posten und Absprachen sind das Gedächtnis des Geschäfts.

Die vier Stationen einer Datenmigration ohne Datenverlust

Station 1 – Extrahieren. Alle Datenquellen werden erfasst: das Altsystem, Excel-Listen, Postfächer, Datenbanken. Jedes Feld bekommt ein dokumentiertes Ziel im neuen System. Das gilt auch für die unbequemen Sonderfälle. Am Ende dieser Station steht eine Feldzuordnung, die jeder im Betrieb lesen kann.

Station 2 – Bereinigen. Die Migration ist die beste Gelegenheit, einen Datenbestand aufzuräumen. Dubletten werden zusammengeführt, Formate vereinheitlicht, veraltete Einträge markiert. Was hier nicht bereinigt wird, stört im neuen System vom ersten Tag an.

Station 3 – Prüfen. Ein Probelauf in einer Testumgebung zeigt die wirkliche Datenqualität: Was landet wo, was fehlt, was ist doppelt? Danach folgt der Vollständigkeitsabgleich. Quelle und Ziel müssen dieselben Zahlen zeigen: Anzahl der Kunden, Summe der offenen Posten, Anzahl der Belege je Jahr. Stichproben mit echten Fällen ergänzen die Zählung.

Station 4 – Laden. Umgestellt wird erst, wenn die Zählung stimmt. Am besten in einem ruhigen Zeitfenster, etwa über ein Wochenende. Das Altsystem bleibt eingefroren erhalten, bis sich das neue bewährt hat. Gibt es ein Problem, geht es kontrolliert zurück.

Stammdaten, Bewegungsdaten, Archiv

Nicht alle Daten müssen auf dieselbe Weise umziehen. Eine klare Unterscheidung spart Aufwand, ohne dass etwas verloren geht.

• Stammdaten wie Kunden, Artikel und Lieferanten gehören vollständig und bereinigt ins neue System. Sie sind das Fundament der täglichen Arbeit.
• Offene Vorgänge wie laufende Angebote, offene Rechnungen und aktive Aufträge müssen ebenfalls vollständig übernommen werden.
• Abgeschlossene Bewegungsdaten wie alte Belege und Verläufe brauchen Sie selten im Alltag. Hier genügt oft ein lesbares Archiv, solange es alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.

Oft vergessen werden Anhänge und Verknüpfungen: Dokumente am Kundendatensatz, E-Mails zu einem Auftrag, Notizen zu einem Angebot. Im Altsystem hängen sie an einer internen Nummer. Im neuen System braucht diese Verbindung eine eigene Zuordnung, sonst liegen die Dateien zwar vor, aber niemand findet sie. Prüfen Sie deshalb im Probelauf gezielt, ob sich zu einigen echten Kunden die vollständige Geschichte öffnen lässt.

Die Frage lautet also nicht „Alles oder nichts?“, sondern: Was brauchen Sie täglich, und was muss nur verfügbar bleiben? Diese Entscheidung sollten Fachabteilung und Steuerberatung gemeinsam treffen.

Was Finanzamt und Datenschutz verlangen

Eine Migration ist auch eine rechtliche Frage. Zwei Bereiche sind fast immer betroffen.

Aufbewahrung nach der Abgabenordnung. Bücher und Aufzeichnungen sind nach § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Daten müssen in dieser Zeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Bei einem Systemwechsel sieht § 147 Abs. 6 AO eine Erleichterung vor: Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, genügt es unter Umständen, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Bis dahin muss der Zugriff im gewohnten Umfang möglich bleiben. Die Einzelheiten regeln die GoBD. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie das Altsystem abschalten.

Datenschutz nach der DSGVO. Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig sein und dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck nötig ist (Art. 5 DSGVO). Eine Migration ist der richtige Moment, um Daten zu löschen, für die es keinen Grund mehr gibt, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Arbeitet ein Dienstleister mit den Daten, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Und während der Migration gelten dieselben Schutzmaßnahmen wie im Betrieb (Art. 32 DSGVO): verschlüsselte Übertragung, begrenzte Zugriffe, keine Exportdateien in offenen Ordnern.

Sicherung, Probelauf, Rückweg

Die wichtigste Regel einer Migration ist einfach: Nichts wird verändert, bevor es gesichert ist. Das BSI beschreibt im IT-Grundschutz-Baustein CON.3, wie ein Datensicherungskonzept aussieht. Für eine Migration heißt das praktisch:

• Eine vollständige Sicherung des Altsystems vor dem ersten Export, und ein Test, dass sich diese Sicherung auch zurückspielen lässt.
• Ein Probelauf mit echten Daten in einer getrennten Umgebung, nicht im Livesystem.
• Ein schriftlicher Rückweg: Wer entscheidet, ab wann zurückgestellt wird? Wie lange dauert das? Was passiert mit Daten, die in der Zwischenzeit entstanden sind?
• Ein Protokoll jedes Laufs mit den Zählwerten von Quelle und Ziel.

Denken Sie auch an die Menschen, die mit dem neuen System arbeiten. Eine kurze Einweisung vor der Umstellung und eine feste Ansprechperson in den ersten Tagen danach verhindern, dass Kolleginnen und Kollegen aus Gewohnheit weiter ins Altsystem schreiben. Denn jeder Eintrag dort nach dem Umstieg ist ein neuer Fall für den Abgleich.

Planen Sie außerdem Zeitreserven ein. Altdaten überraschen fast immer. Nicht, weil jemand schlecht gearbeitet hat, sondern weil sich über Jahre Dinge ansammeln, die niemand mehr kennt.

Woran Sie einen guten Migrationsplan erkennen

Ob Sie selbst migrieren oder einen Dienstleister beauftragen: Ein belastbarer Plan beantwortet diese Fragen schriftlich.

1. Welche Datenquellen gibt es, und welches Feld landet wo?
2. Welche Daten werden bereinigt, und wer entscheidet bei Zweifelsfällen?
3. Wann findet der Probelauf statt, und welche Zahlen werden abgeglichen?
4. Wie sieht der Rückweg aus, und wie lange bleibt das Altsystem erhalten?
5. Wie bleiben archivierte Daten für das Finanzamt lesbar und auswertbar?

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