Datenschutzerklärung

Inhalt

1. Verantwortlicher

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Besucher grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

Schriftarten, Bilder und alle weiteren Ressourcen lädt Ihr Browser von unserem eigenen Server. Es gibt keine Einbindung von Google Fonts, Bild-CDNs oder anderen fremden Ladequellen. Bilder in unseren Wissensbeiträgen, die von der Bildplattform Pexels stammen, legen wir vorab auf unserem Server ab; beim Aufruf entsteht keine Verbindung zu Pexels.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website läuft auf einem eigenen virtuellen Server, den wir bei der Hostinger International Ltd. (Zypern) gemietet haben; das Rechenzentrum steht in Frankfurt am Main. Beim Aufruf verarbeitet der Server automatisch Informationen in sogenannten Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten dienen der Sicherstellung des Betriebs und der Sicherheit der Systeme (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

Zusätzlich setzen wir eine automatisierte Angriffserkennung ein, die Zugriffsdaten kurzzeitig auswertet und auffällige IP-Adressen vorübergehend sperrt (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Abwehr von Missbrauch und Angriffen). Dabei melden wir IP-Adressen, von denen Angriffe ausgehen, an die gemeinsame Sperrliste des Software-Herstellers CrowdSec SAS (Frankreich) und gleichen Zugriffe mit dieser Liste ab. Für andere Zwecke werden diese Daten nicht verwendet.

4. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt keine Cookies ein, die eine Einwilligung erfordern, und speichert keine Informationen zu Werbe-, Analyse- oder Reichweitenzwecken auf Ihrem Gerät – deshalb sehen Sie hier auch kein Einwilligungsbanner.

Wenn Sie im Fuß der Seite den Schalter „Bewegung reduzieren" betätigen oder zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild wählen, merkt sich Ihr Browser diese Einstellung lokal (localStorage), damit sie beim nächsten Besuch noch gilt. Diese Vermerke verlassen Ihr Gerät nicht und werden von uns nicht ausgelesen. Sie können sie jederzeit entfernen, indem Sie die Einstellung zurückstellen oder die Websitedaten in Ihrem Browser löschen.

Wählen Sie eine andere Sprache der Website, speichern wir diese Wahl in einem Cookie (sprache, 12 Monate), damit Sie beim nächsten Besuch die gewählte Sprache sehen. Rufen Sie einen persönlichen Buchungslink für ein Erstgespräch auf, setzt die Website ein Cookie (bk, 30 Tage), damit die Buchung über diesen Link funktioniert. Beide Cookies sind für die von Ihnen gewünschte Funktion technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

5. Kontakt- und Angebotsformulare

Wenn Sie über unsere Formulare ein Erstgespräch oder ein unverbindliches Angebot anfragen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Projektangaben, Budgetrahmen) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Angebotserstellung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vorvertragliche Maßnahmen). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

Ihre Anfrage wird in unserem internen Kundenverwaltungssystem gespeichert, das auf unserem Server in der EU läuft, und uns zusätzlich per E-Mail über Google Workspace zugestellt (siehe Ziffer 12). Damit keine Anfrage verloren geht, legt der Webserver außerdem eine Sicherungskopie an, die nach 30 Tagen automatisch gelöscht wird. Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch prüfen wir Anfragen serverseitig und begrenzen die Anfragehäufigkeit je IP-Adresse für kurze Zeit (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die mit * gekennzeichneten Angaben brauchen wir, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können. Ohne sie können wir kein Angebot erstellen und keinen Termin bestätigen; eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Angabe besteht nicht. Alle übrigen Felder sind freiwillig.

6. Terminbuchung für das Erstgespräch

Wenn Sie beim Erstgespräch einen konkreten Video-Termin auswählen, speichern wir Name, Firma, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Ihr Anliegen und die Terminzeit in unserem Kalender und senden Ihnen eine Termineinladung mit Videokonferenz-Link. Dafür nutzen wir Google Calendar und Google Meet (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei kann es zu einer Übermittlung von Daten in die USA kommen. Die Google LLC (USA) ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Vertragspartner ist die Google Ireland Limited (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Kopie der zugrunde liegenden Garantien erhalten Sie auf Anfrage an hello@structon-digital.de.

Wenn Sie das nicht möchten, stellen Sie Ihre Anfrage einfach ohne Terminauswahl oder per E-Mail – wir melden uns dann persönlich zur Terminabstimmung.

7. Kontakt per E-Mail

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail werden die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung des Anliegens und für mögliche Anschlussfragen gespeichert (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Unsere E-Mail-Postfächer betreibt Google (Google Workspace, siehe Ziffer 12); dabei kann es zu einer Übermittlung in die USA kommen, die Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

8. KI-gestützte Bearbeitung von Anfragen und Nachrichten

Wir setzen in unserem internen Kundenverwaltungssystem Sprachmodelle der Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland, ein. Sie helfen uns, eingehende Anfragen und Nachrichten einzuordnen, zusammenzufassen und Antworten oder Inhalte vorzubereiten. Dafür wird der Inhalt Ihrer Anfrage bzw. Nachricht an Anthropic übermittelt (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einer zügigen und vollständigen Bearbeitung). Anthropic verarbeitet diese Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR, insbesondere in den USA. Für Übermittlungen in Länder ohne Angemessenheitsbeschluss stützt sich Anthropic auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Anfrage KI-gestützt bearbeitet wird, schreiben Sie uns das in die Anfrage oder an hello@structon-digital.de – wir bearbeiten sie dann ohne KI.

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Nachrichten, die wir an Kundinnen, Kunden und Interessenten senden, liest und gibt zuvor ein Mensch frei.

9. Kundenbereich

Für laufende Projekte laden wir Kundinnen und Kunden per E-Mail in einen persönlichen Kundenbereich ein. Dort verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten (das Passwort nur als Hash-Wert), den Projektstand sowie Dateien und Nachrichten, die Sie oder wir dort ablegen. Das dient der Durchführung unseres Vertrags mit Ihnen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Kundenbereich läuft auf demselben Server wie diese Website.

10. Geschäftliche Kontaktaufnahme durch uns

Um Unternehmen auf unsere Leistungen anzusprechen, erheben wir geschäftliche Kontaktdaten aus öffentlich zugänglichen Quellen: dem Impressum und der Website des Unternehmens, dem Handelsregister bzw. darauf aufbauenden Registerdiensten (z. B. North Data) und allgemeinen Suchmaschinen. Verarbeitet werden Firma, Branche, Anschrift, Name und Funktion von Ansprechpersonen sowie geschäftliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an der Ansprache möglicher Geschäftskunden).

Wenn Sie nicht mehr angesprochen werden möchten, genügt eine kurze Nachricht an hello@structon-digital.de. Wir löschen Ihre Daten dann und vermerken Ihren Widerspruch, damit Sie nicht erneut angesprochen werden.

11. Downloads mit Anmeldung (doppelte Bestätigung)

Einige Inhalte – etwa Checklisten, Rechenblätter oder Kurz-Checks – stellen wir kostenfrei zum Herunterladen bereit. Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und, wenn Sie ihn angeben, Ihren Namen. Zweck ist die Zusendung des Downloads und die Kontaktaufnahme per E-Mail zum jeweiligen Thema und zu passenden Leistungen von uns. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für E-Mails mit Werbung zusätzlich § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG).

Wir nutzen dafür das Double-Opt-in-Verfahren: Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit der Bitte, Ihre Anmeldung zu bestätigen. Erst nach Ihrer Bestätigung stellen wir den Download bereit und legen Ihre Angaben als Kontakt in unserem internen Kundenverwaltungssystem an, das auf unserem Server in der EU läuft (siehe Ziffer 3). Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, den Wortlaut der Einwilligung und eine gekürzte IP-Adresse, bei der der letzte Teil entfernt ist. Die E-Mails versenden wir über unseren E-Mail-Dienst (Google Workspace, siehe Ziffer 12). Sie enthalten keine Zählpixel und keine anderen Verfahren, mit denen wir das Öffnen oder Klicken auswerten.

Bestätigen Sie die Anmeldung nicht, löschen wir Ihre Angaben nach sieben Tagen. Der Link zum Download gilt 30 Tage. Ihre Angaben verarbeiten wir nicht mit Sprachmodellen; die Inhalte der Downloads selbst erstellen wir mit KI-Unterstützung und prüfen sie vor der Veröffentlichung.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über „Abmelden" in jeder unserer E-Mails oder mit einer kurzen Nachricht an hello@structon-digital.de. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Nach einem Widerruf schreiben wir Ihnen zu diesem Thema keine E-Mails mehr. Den Nachweis von Einwilligung und Widerruf bewahren wir danach noch bis zu drei Jahre auf, um ihn bei Bedarf belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die sie zur Bearbeitung Ihres Anliegens benötigen. Daneben setzen wir folgende Dienstleister ein:

• Hostinger International Ltd. (Zypern): Server für Website, Kundenverwaltung und Kundenbereich, Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
• Google Ireland Limited (Google Workspace): E-Mail, Kalender und Videokonferenzen, siehe Ziffern 5 bis 7 und 11.
• Anthropic Ireland, Limited: Sprachmodelle, siehe Ziffer 8.

Mit Hostinger und Google bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken findet nicht statt.

13. Unsere Profile in sozialen Netzwerken

Wir betreiben Profile bei Instagram (Meta Platforms Ireland Limited) und LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company). Die Verlinkung im Fuß dieser Seite ist ein einfacher Link; beim Aufruf unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übertragen. Besuchen Sie unsere Profile dort, verarbeiten die Anbieter Ihre Daten in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzbestimmungen. Für die Statistiken, die uns die Anbieter über die Nutzung unserer Profile bereitstellen, sind wir mit ihnen gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); auf Art und Umfang dieser Auswertung haben wir keinen Einfluss. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Außendarstellung und Ansprache (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, sowie Daten aus der geschäftlichen Kontaktaufnahme (Ziffer 10) löschen wir spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt.
• Kundendaten speichern wir für die Dauer der Zusammenarbeit; danach bewahren wir nur auf, was gesetzliche Aufbewahrungspflichten verlangen (Handels- und Steuerrecht: sechs bzw. zehn Jahre).
• Sicherungskopien von Formularanfragen auf dem Webserver löschen wir nach 30 Tagen.
• Anmeldungen für Downloads (Ziffer 11) löschen wir nach sieben Tagen, wenn sie nicht bestätigt werden. Den Nachweis einer Einwilligung bewahren wir nach einem Widerruf bis zu drei Jahre auf.
• Widersprüche gegen eine Ansprache speichern wir dauerhaft, damit wir sie beachten können.

15. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten: Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO). Eine formlose Nachricht an hello@structon-digital.de genügt.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg.

16. Aktualität dieser Erklärung

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und unserer Leistungen kann eine Anpassung dieser Erklärung erforderlich werden; die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite. Den Stand nennt die Angabe oben.