KI & Automatisierungen · Vom Angebot bis zum Zahlungseingang

Ihr Angebot braucht zwei Stunden. Das des Wettbewerbers zehn Minuten.

Wer zuerst ein sauberes Angebot schickt, gewinnt öfter. Wir automatisieren die Strecke bis zum Zahlungseingang – Sie prüfen und geben frei.

Was hier passiert

Vom Ja zum bezahlten Auftrag.

Angebot aus Vorlage, Rechnung im richtigen Format, Zahlung abgeglichen.

Das rote Siegel

Freigegeben wird von Menschen.

Erst ein messbarer Pilot, verbindlich kalkuliert nach dem Erstgespräch. Ausgebaut wird, wenn die Zahlen stimmen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Zwischen „Ja, machen wir" und „Geld ist da" liegen zu viele Handgriffe.

Das Angebot entsteht in Word, die Positionen werden für die Rechnung ein zweites Mal getippt. Jeder Schritt ist klein – zusammen bremsen sie Angebote und Rechnungen.

Was drin ist

Was wir einrichten

  • Angebote aus Vorlage und Preislogik
  • Freigabe-Stufe: nichts geht ungeprüft raus
  • Nachfass-Erinnerungen bei offenen Angeboten
  • Auftrag ohne erneutes Abtippen
  • E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD
  • Zahlungsabgleich und offene Posten
  • Anbindung an Buchhaltung und DATEV
Fristen-Check

Ab wann müssen Sie strukturiert ausstellen?

Die Schwelle liegt bei 800.000 € Vorjahresumsatz. Läuft lokal im Browser, es wird nichts übertragen.

01.01.2028Ab dann müssen Sie strukturiert ausstellen
16 Monatebleiben Ihnen ab heute

Orientierung nach aktuellem Stand des Wachstumschancengesetzes, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Preisangaben verstehen sich netto zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Unsere Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

Ablauf

In drei Schritten zur Strecke, die durchläuft.

Schritt 1Strecke aufnehmen

Zwei echte Vorgänge zeigen, wo es hakt.

Schritt 2Angebot zuerst

Vorlage, Preislogik und Freigabe – das gewinnt Aufträge.

Schritt 3Rechnung und Format nachziehen

E-Rechnung und Zahlungsabgleich, mit Testlauf vor der Frist.

Fachlich betrachtet

E-Rechnung ausstellen: Was „strukturiert" heißt.

Die Fristen

Nach aktuellem Stand gilt die Pflicht zum Ausstellen ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Den Eingang regeln wir unter Dokumente & E-Mail.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Ein PDF erfüllt EN 16931 nicht. Gefragt sind XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 – welches passt, hängt an Ihren Empfängern.

Der Testlauf

Formatfehler fallen erst beim Empfänger auf. Deshalb gehen vor dem Stichtag echte Rechnungen an einige einverstandene Kunden.

Ihre Buchhaltung bleibt

Die Automatisierung liegt davor und dahinter. Der Steuerberater bekommt alles auf dem gewohnten Weg.

Häufige Fragen

Angebote & Rechnungen – was Geschäftsführer uns fragen.

Geht ein Angebot automatisch raus?

Nein. Das System stellt es fertig, Sie prüfen und geben frei. Nur für eng umrissene Standardfälle richten wir auf ausdrücklichen Wunsch einen automatischen Versand ein – und auch dann mit Protokoll.

Müssen wir dafür unsere Buchhaltung wechseln?

Nein. Wir docken an das an, was Sie einsetzen, und halten den DATEV-Weg über Ihren Steuerberater offen. Ein Systemwechsel ist ausdrücklich nicht Voraussetzung.

XRechnung oder ZUGFeRD – was brauchen wir?

Das hängt an Ihren Empfängern. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung; im freien B2B ist ZUGFeRD bequemer, weil das PDF für Menschen lesbar bleibt. Wir richten beides ein, wenn Ihr Kundenkreis gemischt ist.

Ist das dann rechtlich abgesichert?

Diese Zusage geben wir nicht – wir sind keine Steuer- oder Rechtsberater. Wir bauen die Technik so, dass sie die gängigen Formate und Aufbewahrungswege sauber bedient. Ob Ihr Vorgehen im Einzelfall passt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Was passiert mit unseren alten Angebotsvorlagen?

Die nehmen wir als Ausgangspunkt. Ihre Formulierungen und Ihr Aufbau bleiben – nur entstehen sie künftig aus Daten statt aus Copy-and-paste.

Wie lange dauert die Einführung?

Die Angebotsseite steht meist in ein bis drei Wochen produktiv. Der Rechnungsausgang samt Formaten und Testlauf braucht je nach Buchhaltungsanbindung zwei bis sechs Wochen.

Sprechen wir darüber

Kostenfreie Beratung mit festem Termin – oder vorab ein unverbindlicher Preisrahmen.

Kostenfreie Beratung Unverbindliches Angebot