AI & automatisering · van offerte tot ontvangen betaling

Uw offerte kost twee uur. Die van de concurrent tien minuten.

Wie als eerste een nette offerte stuurt, wint vaker. Wij automatiseren het hele traject tot de betaling binnen is – u controleert en geeft vrij.

Wat hier gebeurt

Van ja naar een betaalde opdracht.

Offerte uit sjabloon, factuur in het juiste formaat, betaling afgeletterd.

Het rode zegel

Mensen geven de laatste goedkeuring.

Eerst een meetbare pilot tegen een bindende prijs na het kennismakingsgesprek. Uitbreiden doen we als de cijfers kloppen.

Gratis adviesgesprek Wat wij leveren
Komt u dit bekend voor?

Tussen „ja, doen wij“ en „het geld is binnen“ liggen te veel handelingen.

De offerte ontstaat in Word, de posities worden voor de factuur een tweede keer getypt. Elke stap is klein – samen remmen ze offertes en facturen af.

Wat erbij zit

Wat wij inrichten

  • Offertes uit sjabloon en prijslogica
  • Goedkeuringsniveau: niets gaat ongecontroleerd de deur uit
  • Opvolgherinneringen bij openstaande offertes
  • Opdracht zonder opnieuw over te typen
  • E-factuur als XRechnung of ZUGFeRD
  • Afletteren van betalingen en openstaande posten
  • Koppeling met boekhouding en DATEV
Termijncheck

Vanaf wanneer moet u gestructureerd uitgeven?

De drempel ligt bij € 800.000 omzet van vorig jaar. Draait lokaal in de browser, er wordt niets verzonden.

01.01.2028Vanaf dan moet u gestructureerd uitgeven
16 maandenblijven vanaf vandaag van u

Oriëntatie op basis van de huidige stand van de Duitse Wachstumschancengesetz, geen fiscaal of juridisch advies. Wat voor u geldt, bespreekt u met uw belastingadviseur.

Prijzen zijn netto, exclusief de wettelijke btw. Onze aanbiedingen richten zich uitsluitend tot ondernemers in de zin van § 14 BGB (Duits Burgerlijk Wetboek).

Zo gaat het

In drie stappen naar een route die doorloopt.

Stap 1De route vastleggen

Twee echte dossiers laten zien waar het hapert.

Stap 2Eerst de offerte

Sjabloon, prijslogica en goedkeuring – dat wint opdrachten.

Stap 3Factuur en formaat bijtrekken

E-facturatie en afletteren van betalingen, met een testrun vóór de deadline.

Vakinhoudelijk bekeken

E-facturen uitgeven: wat „gestructureerd“ betekent.

De termijnen

Volgens de huidige stand geldt de plicht tot het uitgeven vanaf 1 januari 2027 bij meer dan 800.000 euro omzet in het voorgaande jaar, vanaf 1 januari 2028 voor alle overige. De ontvangst regelen wij onder Documenten & e-mail.

Een pdf is geen e-factuur

Een pdf voldoet niet aan EN 16931. Gevraagd zijn XRechnung of ZUGFeRD vanaf 2.0.1 – welke past, hangt af van uw ontvangers.

De testrun

Formaatfouten vallen pas bij de ontvanger op. Daarom gaan vóór de peildatum echte facturen naar enkele klanten die ermee akkoord zijn.

Uw boekhouding blijft zoals ze is

De automatisering zit ervoor en erna. De belastingadviseur krijgt alles op de vertrouwde manier.

Veelgestelde vragen

Offertes & facturen – wat directeuren ons vragen.

Gaat er automatisch een offerte uit?

Nee. Het systeem maakt het klaar, u controleert en keurt goed. Alleen voor scherp afgebakende standaardgevallen richten wij op uitdrukkelijk verzoek automatische verzending in – en ook dan met logboek.

Moeten wij daarvoor onze boekhouding wijzigen?

Nee. Wij koppelen aan wat u gebruikt en houden de DATEV-weg via uw belastingadviseur open. Een systeemwissel is uitdrukkelijk geen voorwaarde.

XRechnung of ZUGFeRD – wat hebben wij nodig?

Dat hangt af van uw ontvangers. Overheidsopdrachtgevers eisen doorgaans XRechnung; in het vrije B2B is ZUGFeRD handiger omdat de pdf voor mensen leesbaar blijft. Wij richten beide in als uw klantenkring gemengd is.

Is dat dan juridisch gedekt?

Die toezegging doen wij niet – wij zijn geen fiscaal of juridisch adviseur. Wij bouwen de techniek zo dat zij de gangbare formaten en bewaarwegen netjes bedient. Of uw handelwijze in uw geval past, bespreekt u met uw belastingadviseur.

Wat gebeurt er met onze oude offertesjablonen?

Die nemen wij als uitgangspunt. Uw formuleringen en uw opbouw blijven – ze ontstaan voortaan alleen uit data in plaats van uit knippen en plakken.

Hoe lang duurt de invoering?

De offertekant is meestal binnen één tot drie weken productief. De uitgaande facturatie inclusief formaten en testronde kost twee tot zes weken, afhankelijk van de boekhoudkoppeling.

Laten we praten

Kosteloos adviesgesprek op een vast tijdstip – of vooraf een vrijblijvend prijskader.

Gratis adviesgesprek Vrijblijvende offerte
Kennis & advies

Zodat u de vragen vooraf kunt stellen.

Eine Mitarbeiterin sortiert in einem kleinen Büro Unterlagen auf ihrem Schreibtisch.Foto: kaboompics.com / Pexels AI & automatisering Prozessautomatisierung im Mittelstand: Womit Sie anfangen sollten Welcher Ablauf zuerst? Drei Prüffragen, eine einfache Rechnung und die Regeln der KI-Verordnung zeigen, wo sich Automatisierung im Betrieb zuerst trägt. 5 Min. · Weiterlesen → Eine Buchhalterin prüft an ihrem Schreibtisch Rechnungen und rechnet mit einem Taschenrechner nach.Foto: kaboompics.com / Pexels AI & automatisering E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Fristen, Formate und der Weg zur Automatisierung Empfangen müssen alle seit 2025, ausstellen bald auch. Wir zeigen, welche Fristen gelten, welche Formate zählen und wie weniger Handarbeit entsteht. 5 Min. · Weiterlesen → Ein Inhaber eines kleinen Betriebs telefoniert an seinem Schreibtisch mit einem Kunden und macht sich Notizen.Foto: Jep Gambardella / Pexels Performance Mehr Anfragen über die Website: fünf Hebel mit Substanz Fünf Hebel bringen mehr Anfragen aus denselben Besuchern: eine klare Botschaft, Tempo, kurze Formulare, eine gute Handy-Ansicht und Vertrauen. 5 Min. · Weiterlesen → Case Study · HANSEKREDIT Eerst een naam, vandaag een voorsprong. Von der Marke bis zur eigenen Suite mit KI – Branding, Website, Ads und Automatisierung aus einer Hand. Case Study ansehen →

Alle artikelen bekijken